Has puesto aire en el local. Vinieron, montaron las máquinas, funcionan de maravilla y nadie te habló de papeles. Meses después, al pedir la licencia de apertura o al ir a traspasar el negocio, alguien pregunta por la documentación de la instalación térmica y aparece el silencio.
El problema no es que la gente incumpla a propósito: es que circulan tres números distintos —5, 12 y 70 kW— y casi nadie sabe cuál sirve para qué. Vamos a ponerlos en su sitio, porque solo dos de ellos deciden si tu instalación está legalizada, y el tercero, que es el más citado, no tiene nada que ver con eso.
Lo más importante del artículo
- Los números de la documentación son 5 y 70 kW (artículo 15.1 del RITE).
- Menos de 5 kW: sin documentación preceptiva. Entre 5 y 70: memoria técnica. Más de 70: proyecto.
- El famoso 12 kW no es de legalización: sale de la IT 3.3, que regula la frecuencia del mantenimiento.
- La inspección periódica de eficiencia energética se aplica por encima de 70 kW, cada 4 años, tras el RD 178/2021.
- Los equipos suman: cinco splits de 3,5 kW son 17,5 kW instalados, no cinco instalaciones pequeñas.
- Regularizar después es posible y barato; lo caro es que lo descubra el ayuntamiento a mitad de una licencia.
Esto te sirve si…
Tienes o vas a poner climatización en un local, oficina, taller o negocio en Valladolid, Castilla y León o Madrid, y quieres saber qué documentación exige antes de que te la pidan.
Esto no te sirve si…
Es el aire de tu vivienda con un solo split pequeño: por debajo de 5 kW no hay documentación preceptiva. Tampoco cubre instalaciones frigoríficas industriales (cámaras, obradores), que van por su propio reglamento de seguridad.
Los tres números, cada uno en su sitio
Esta es la tabla que resuelve la confusión de una vez:
| Número | De qué va realmente | Dónde está |
|---|---|---|
| 5 kW | Por debajo, sin documentación técnica preceptiva | Art. 15.1 del RITE |
| 70 kW | Frontera entre memoria técnica y proyecto | Art. 15.1 del RITE |
| 12 kW | Frecuencia de mantenimiento de equipos de aire acondicionado y bomba de calor | IT 3.3 del RITE |
| 70 kW (otra vez) | Inspección periódica de eficiencia energética, cada 4 años | IT 4, tras el RD 178/2021 |
Fíjate en que el 70 aparece dos veces, para cosas distintas: marca dónde empieza el proyecto y dónde empieza la inspección periódica. Y el 12, que es el que más se cita en foros y presupuestos, no decide nada sobre tus papeles.
La documentación: lo que dice el artículo 15.1
El RITE es explícito, y conviene citarlo tal cual porque zanja discusiones con instaladores:
Menos de 5 kW
Instalaciones de potencia térmica nominal instalada en generación de calor o frío menor que 5 kW: no se exige documentación técnica preceptiva. Es el caso del split doméstico único.
Entre 5 y 70 kW
Memoria técnica. Es la franja donde vive la inmensa mayoría de los locales comerciales, y es exactamente donde más instalaciones sin papeles nos encontramos. Un bar, una peluquería, una clínica pequeña, una oficina: casi todos caen aquí.
Más de 70 kW
Proyecto firmado por técnico titulado. Grandes locales, restaurantes amplios, gimnasios, superficies comerciales.
La trampa que deja más locales sin papeles: los equipos suman
Aquí está el malentendido que provoca más regularizaciones a destiempo, y es de una lógica desarmante una vez se ve.
El umbral se aplica a la potencia térmica nominal instalada en generación, no a la potencia de cada máquina por separado. Es decir: se suman los generadores de la instalación.
Un local con cinco splits de 3,5 kW no tiene cinco instalaciones pequeñas exentas. Tiene 17,5 kW instalados, que están de lleno en la franja de memoria técnica y registro.
Y el error se comete casi siempre de buena fe, porque la instalación crece por partes: se pone el primer equipo en la sala, al año siguiente otro en el almacén, después uno en el despacho. Cada actuación parece menor. La suma, no.
⚠️ Consejo del profesional
Cuando pidas presupuesto de climatización para un local, exige que el instalador te diga por escrito la potencia total en generación de lo que va a montar y qué documentación conlleva. Es una línea en el presupuesto y te sitúa en el mapa desde el minuto uno. El montador que solo habla de frigorías y de la marca de la máquina no está intentando engañarte — es que muchas veces la parte documental no es su trabajo ni la tiene en la cabeza. El problema es que sí es tu responsabilidad como titular, y aparece meses después con la licencia de por medio.
La inspección periódica: qué cambió con el RD 178/2021
Este es el apartado donde más información obsoleta circula por internet, incluidos artículos que siguen citando umbrales derogados.
Tras la modificación del RITE por el RD 178/2021, la inspección periódica de eficiencia energética se aplica a generadores de calor y de frío de potencia útil nominal superior a 70 kW, con una periodicidad de cuatro años.
Y hay un supuesto adicional que conviene conocer si el edificio tiene unos años: cuando la instalación térmica supera los 15 años de antigüedad y los 70 kW de potencia instalada, se realiza una inspección de la instalación térmica completa, coincidiendo con la primera inspección del generador.
El umbral para el cálculo se obtiene sumando las potencias de los generadores que forman parte del mismo sistema — la misma lógica de agregación que en la documentación.
Y ahora sí, los 12 kW: dónde vive ese número
Conviene cerrar el círculo, porque el 12 kW existe y tiene su función — solo que no es la que se le atribuye.
Aparece en la IT 3.3 del RITE, que regula el programa de mantenimiento preventivo: qué operaciones hay que hacer sobre la instalación y con qué frecuencia. Y ahí la potencia sí marca tramos, porque no se mantiene igual un split de despacho que la climatización de una superficie comercial.
Qué implica para ti
Que tu instalación térmica no termina el día que se enciende. El RITE exige un mantenimiento con operaciones y periodicidades definidas, y a partir de determinada potencia obliga además a contrato con empresa habilitada y a llevar registro documentado de las operaciones realizadas.
Por qué esto importa más de lo que parece
Por dos motivos muy concretos, y ninguno es teórico:
- El registro de mantenimiento es lo que te piden cuando hay una inspección o cuando el seguro pregunta tras una incidencia. Un mantenimiento hecho pero no documentado, a efectos prácticos, no existe.
- Es lo que evita que el equipo pierda rendimiento. Un filtro sucio y una batería con polvo suben el consumo de forma notable, y en un local con la climatización funcionando diez horas al día eso es dinero todos los meses.
Dicho de otro modo: los 12 kW no deciden si tu instalación está legalizada, sino con qué disciplina hay que cuidarla una vez lo está. Son dos conversaciones distintas y merecen no mezclarse.
Lo que también arrastra el aire de un local
Legalizar la climatización rara vez es un trámite aislado. Suele venir acompañado:
La instalación eléctrica
Los equipos consumen, y a veces mucho. Si el local sube de potencia por meter aire, aparece el circuito de la ampliación de potencia con sus derechos regulados y, si tu CIE no lo admite, boletín nuevo.
La unidad exterior y los vecinos
Si va en fachada o en patio, entra la comunidad de propietarios y su régimen de mayorías. Y entra el ruido, que es el motivo número uno de denuncia vecinal contra un local: un compresor a tres metros de un dormitorio genera expedientes con una fiabilidad notable.
Los gases fluorados
Los equipos llevan refrigerante, y su manipulación está regulada por el RD 115/2017. El personal debe estar certificado y hay obligaciones de registro según la carga. No es papeleo tuyo directamente, pero sí es un motivo para elegir bien quién te monta la instalación.
La licencia de actividad
Y aquí es donde todo confluye: el ayuntamiento pide las instalaciones en regla para conceder o mantener la licencia. Una climatización sin documentar puede atascar un expediente que por lo demás iba bien.
Cuánto cuesta ponerlo en regla
| Situación | Documento | Referencia |
|---|---|---|
| Local con 5-70 kW instalados | Memoria técnica + certificado del instalador + registro | ~120-150 € de mercado el certificado |
| Más de 70 kW o caso especial | Proyecto de climatización + dirección | Desde 700 € (nuestro, cerrado por escrito) |
| Instalación existente sin papeles | Revisión + documentación de lo ejecutado | Según equipos |
La cifra que conviene comparar no es esa, sino la alternativa: un expediente de licencia parado varias semanas por falta de la documentación térmica, en un local que ya paga alquiler.
Y hay un detalle de presupuesto que conviene pedir siempre desglosado: si la instalación se documenta a la vez que se ejecuta, el técnico trabaja con los datos que le da el instalador y el coste es el de arriba. Si hay que documentar una instalación ya montada, aparece una partida previa de toma de datos —identificar equipos, medir, comprobar trazados y conexiones— que en instalaciones antiguas puede pesar tanto como la propia memoria. Es la misma lógica que en cualquier legalización a posteriori: lo caro nunca es el papel, es reconstruir qué hay detrás de él.
Cuándo se descubre siempre (y por qué conviene adelantarse)
Nadie legaliza la climatización porque un día le apetezca. Se descubre en tres momentos, y los tres son malos:
- Al pedir la licencia de apertura. El ayuntamiento pide las instalaciones documentadas y el expediente se para.
- En una inspección o tras una denuncia. Normalmente por ruido de la unidad exterior, y entonces se revisa todo lo demás.
- Al traspasar o vender el negocio. El comprador o su asesor piden la documentación, y lo que falta se convierte en descuento sobre el precio.
En los tres casos el coste real no es la memoria técnica: es el tiempo, la posición negociadora perdida o el local parado.
Adelantarse cuesta poco y tiene una ventaja que se subestima: cuando la instalación se documenta recién hecha, el instalador se acuerda de todo, hay facturas, hay etiquetas de los equipos y el expediente se monta en días. Cuando se documenta cinco años y dos instaladores después, hay que reconstruir la instalación desde cero, y eso sí cuesta.
Dinos qué equipos tienes o vas a poner y qué potencia suman, y te decimos en qué franja estás, qué documento te toca y qué cuesta. Si estás por debajo de 5 kW y no necesitas nada, también te lo diremos.
Fuentes
- RD 1027/2007 — Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (artículo 15.1, IT 3.3 e IT 4)
- RD 178/2021 — modificación del RITE (inspecciones periódicas)
- RD 115/2017 — comercialización y manipulación de gases fluorados
- RD 552/2019 — Reglamento de seguridad para instalaciones frigoríficas
- RD 842/2002 — Reglamento Electrotécnico para Baja Tensión
- Junta de Castilla y León — Energía y minería
